Planificación: Clave para la emprendedora
resumen
La organización es una de las aptitudes que toda mujer emprendedora debe adquirir para la realización de sus actividades de la manera más efectiva y productiva posible, pues el tiempo es el recurso más valioso que tenemos, por ello, podemos hacer uso de una agenda para llevar un control y visualización de actividades.
De igual manera, podemos aplicar ciertos métodos de estudio adaptándolos para realizar nuestro proceso o diversas actividades durante el día.
introducción
Una de mis frases favoritas es: “La organización vence al tiempo”, siempre he creído que mejores resultados se ven reflejados ante la buena organización y planificación -sin exceso- de todas las actividades que te corresponde, sin embargo, no es una tarea fácil, de acuerdo con Harold Kantz y Cyril O’Donnell el acto de planificar es decidir en forma anticipada qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo hace. El acto de planificar nos permite tomar un camino continuo hacia el logro de los objetivos.
Por otro lado, nos encontramos con aquel término que hace compañía en todo momento a la planificación, el acto de organizar, según la Real Academia Española es establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados, en palabras más sencillas, es llevar un orden durante la ejecución de las actividades.
“La organización no se trata de la perfección; se trata de eficiencia, reducir el estrés y el desorden, ahorrar tiempo y dinero y mejorar su calidad de vida en general”. – Christina Scalise
desarrollo
La decisión de emprender un negocio y convertirse en una mujer emprendedora conlleva un sinfín de retos, conocimientos, sacrificios y entre ellos, también agotamiento. Una mujer emprendedora va por la vida en su dia a dia con una rutina exhaustiva y exigente que requiere de su participación en miles de procesos dentro de su emprendimiento, desde ir a hablar con clientes, checar redes sociales, estar al tanto de las tendencias y atender las urgencias que surjan en el momento. Una de las estrategias más viables para la emprendedora hoy en día es: planificar y organizar.
Cuatro cosas a organizar como emprendedora
Los siguientes aspectos que se mencionan a continuación requieren de niveles de organización no solo para ser guia en tu emprendimiento sino también para tu vida personal y profesional, por ello, la primera situación de debes organizar es tu mente, una mente con ideas flotando, sin claridad carece de la capacidad para llevarlo a la planificación, tu emprendimiento es tu pasión, por lo cual, se entiende que quieras realizar diversas actividades al mismo tiempo, sin embargo, un dia a la vez, un paso a la vez, una actividad a la vez. Sería ideal que pensaras en todas las ideas, sacalas de tu mente, escríbelas en algún lugar visual, analizalas y entonces decide aquellas ideas que son funcionales, importantes, creativas y que realmente aportan valor a tu emprendimiento, la idea de esto es poder ver nuestra idea de una manera diferente, en otra perspectiva y enfocada a resultados.
Una emprendedora es capaz de poder definir sus prioridades, e decir, determinar aquellas situaciones o acciones a realizar que son más importantes que otras en cuestión de tiempo u orden, por ello organizar tus prioridades es el siguiente paso, poder distinguir en aquellos aspectos que son urgentes o importantes, la finalidad de priorizar es usar de manera eficiente el recurso más importante que tiene la emprendedora: tiempo. Una de nuestras recomendaciones es todos los lunes de la semana tomarte un tiempo sea una media hora o una hora para determinar las actividades de la semana y colocarlos en orden de prioridad.
Como hemos mencionado anteriormente uno de los recursos más valiosos que se tienen es el tiempo y más en nuestro emprendimiento, algunas veces podemos pasar por la situación de repetir un proceso, actividad o trabajo, lo cual eleva nuestros niveles de frustración, en estos casos lo mejor que podemos hacer es organizar los procesos, para realizarlo haz una lista sin orden de las actividades que realizas con mayor frecuencia, sean actualizaciones en redes sociales, atención al cliente, diseños, procesos de empaquetado, e incluso toma de fotografías; el segundo paso es pensar cual de todas esas actividades realizas con mayor frecuencia y la que es menos eficiente y escríbelas en una lista donde posteriormente deberás plantear 5 mejoras para esa actividad, sea dedicarles un día en especifico, un horario en específico e incluso asignar apoyo para la realización de ese proceso.
Por último pero no menos importante y una de las más partes menos preferidas por las emprendedoras y si… la parte numérica, sin embargo llevar un control, o bien, organizar tus números es imposible que no lo hagas, el llevar un documento o Excel, posiblemente tengas esa idea en la cabeza de “los números no son para mi” o “los números me confunden más” y por justo razón se deberá hacer uno de un formato que además de verse lindo, nos de un panorama de todos los números que están involucrados en nuestro emprendimiento, desde costos fijos, costos variables, gastos, inversiones y lo mas importante, las ventas, esto también nos ayudará a evaluar de manera más rápida lo que está sucediendo de manera financiera y por lo tanto el panorama de sostenibilidad y situación financiera de las acciones.
La importancia de planificar tu día a día
Planificar siempre será necesario para poder llevar a cabo nuestras actividades de la mejor manera, sin pasar por alto alguna de ellas, la importancia de la planificación de nuestro día se resume en dos palabras: acción y productividad.
Cuando logramos bajar nuestras ideas a la escritura mediante una hoja de papel e incluso en notas de nuestro celular, cuanto mejor podamos gestionar nuestro tiempo para el alcance de nuestros objetivos sean profesionales o personales; de acuerdo con expertos, el poder escribir las cosas tienen un efecto psicológico ante una automotivación para el trabajo, el efecto de tener que ver las tareas a realizar cada día permite tener el objetivo marcado, reducir las distracciones.
De igual manera, la organización y planificación permitirán reducir la saturación de información de nuestro cerebro permitiendo contar con un espacio para usar nuestro tiempo de una manera más efectiva en todas las tareas por realizar. Por ello, una de las herramientas que más ayuda es la agenda.
Uso de una agenda
Se una agenda personal, profesional o de trabajo la función de estas es organizar y guiar durante nuestros dia a dia para el logros de nuestras metas, la agenda o planificador además de mantener un orden ayuda a medir los resultados de manera cuantitativa, dando un panorama de todos los logros que se dieron durante el día los planificadores y agendas permiten, además, medir resultados.
Se trata de una herramienta que permite controlar y analizar lo que se ha ido haciendo a lo largo del tiempo y analizar si el tiempo ha sido correctamente invertido. Permitiendo una corrección futura y con ello una mejora de la productividad. Este análisis de la evolución permite sacar conclusiones y mejoras futuras.
Beneficios del uso de agenda
- Ayuda a la generación de ideas más realistas
- Control de tu tiempo de manera más consciente
- Anticipación y definición de planes
- Evita la procrastinación
- Prioriza tus actividades para un mejor uso del tiempo
- Te ayuda a ser más precisa y constante
- Reduce el estrés
Método Kanban
Kanban es otra de las técnicas para gestionar el tiempo y trabajo, a finales de los años 40 en Toyota Production System (TPS) el cual tenía como objetivo el sistema de “just in time” en la producción de Toyota, si bien la palabra Kanban viene del japonés que traducida quiere decir señal visual.
El método consiste en un tablero básicos que esta compuesto por tres columnas: “por hacer”, “en proceso” y “hecho”, gracias a este método se puede aplicar a cualquier proceso dentro de una organización y también de manera personal
De acuerdo con David J. Anderson, la aplicación del tablero de Kanban nos permite tener una mejor visualización del flujo de trabajo, de igual manera permite observar los posibles militantes del trabajo y con esto eliminar interrupciones mediante la gestión de flujo del proceso al darle continuidad de movimiento. Por otro lado, permite que todo el equipo o la persona involucrada pueda entender el camino mediante la visualización, permitiendo también un espacio de retroalimentación donde al finalizar el día, se debe compartir todo lo que realizó el día de hoy y el día anterior para poder localizar si realmente hubo avances.
Paso a paso
De acuerdo con la pagina KanbanTool, se contemplan 5 pasos para realizar tu tablero de Kanban, recordando las tres divisiones de este: “Por hacer”, “En proceso” y “terminado”.
- Visualizar tu flujo de trabajo, es decir, definir cómo es un día involucrando todas las actividades necesarias.
- Identificar los tipos de trabajo que realizamos, desde pedidos de clientes, subir actualizaciones, entre otros, y asignarles un color de post – it para cada una de ellas, una de nuestras recomendaciones es elegir los colores acorde a si la tarea es importante, urgente o alguna actividad que no entre en ninguna de las anteriores dos categorías.
- Escribir las tareas en las notas adhesivas y colocarlas en el proceso en el que se encuentra dentro de la pizarra, de igual manera, colocarlas por aquellas que deben empezar a realizar de manera urgente pasándolas en automático a “En proceso”.
- Tras terminar el proceso de alguna de las tareas y deseas pasarla al siguiente paso del tablero, coloca en la parte inferior con el objetivo de darle prioridad a aquellas que se encuentran encima de estas.
2 Métodos para hacer tus actividades
Una vez decidido el uso de agenda, o bien, utilizar alguna lista para organizar, planificar y priorizar las actividades, la parte de accionar depende de cada una, por ello, algunos de los métodos siguientes pueden ayudarte a implementar la concentración y realizar tus actividades.
Algunos de los consejos básicos, para poder poner en acción tus actividades incluye la gestión del estudio, cumplimiento de horarios, gestión de concentración y un espacio de estudio.
Método Pomodoro
Una de las técnicas más usadas para gestionar y administrar el tiempo dedicado para cada una de las actividades buscando terminar las tareas, horas de estudio o proyectos escolares de la manera más eficiente, productiva y con el tiempo suficiente, en pocas palabras, este método permite gestionar tanto tu tiempo de actividades, como de descanso.
Paso a Paso
- Realiza una lista de las tareas que debes hacer durante la jornada de tiempo, sea estudiar, realizar trabajo laboral, proyecto, entre otros, una vez que las tengas deberás colocar importancia y prioridad entre el 1 al número de actividades utilizando un código de colores.
- A continuación, realizarás durante esa hora pequeños lapsos de 25 minutos dedicados a trabajar con lapsos de 5 minutos de descanso, a cada uno de los periodos trabajados de 25 minutos se les denomina pomodoro.
- Si las horas a trabajar son 4 pomodoros de 25 minutos tu descanso será prolongado de 20 a 30 minutos.
- Durante las sesiones no deberás hacer uso de ningún dispositivo o alguna actividad extra, de igual manera, deberá ser de forma intensiva y durante los descansos no pensar en la tarea.
5. Evaluación para la mejora del flujo de trabajo es el siguiente paso, deberás dedicar un tiempo para observar e identificar la funcionalidad de tu trabajo y aquellas tareas que se están prolongando o limitando la continuidad de las tareas.
Herramientas para organizarte mejor
La organización puede acomodarse y adaptarse a las preferencias y necesidades personales, por lo cual, si tu opción o comodidad se inclina más en medios digitales, estas son algunas aplicaciones que te permitirán gestionar y llevar un control de tus actividades.
- Wundelist
Una de las aplicaciones más completas para planificar tus tareas de manera sencilla, recibiendo recordatorios para cumplir tus deadlines y delegar tareas.
- Trello
Un gestor de tareas mediante diferentes tableros, permite compartir proyectos, adjuntar archivos, gestionar trabajos en proyectos y conseguir mejorar la productividad.
- Jiffy
Un temporizador que permite medir y visualizar el tiempo invertido en cada tarea o proyecto con la finalidad de gestionar el tiempo para descansos, enviar correos o realizar alguna actividad personal, su objetivo es optimizar el tiempo.
cierre
Poner en marcha un emprendimiento no es tarea fácil pero tampoco imposible, por ello, la mujer emprendedora debe prepararse en todo momento y en todos aspectos, tratando de incrementar sus competencias y aptitudes dirigidas al mejoramiento tanto de su vida personal como profesional.
Sin duda alguna, entre las características y capacidades de una emprendedora se ve complementada por la gestión de tiempo, control de actividades y visualización hacia los resultados, dejando atrás las posibles excusas, esto mediante la planificación
“El tiempo es algo creado. Decir “no tengo tiempo” es como decir “no quiero”.
-Lao Tzu
