Mejora tus reuniones virtuales de manera exitosa
Resumen
La modalidad de trabajo post-pandemia ha incrementado el uso de las reuniones virtuales, sin embargo, no todas las personas logran sacarle provecho a la facilidad, acceso y gestión de tiempo a las videoconferencias logrando que sean exitosas.
Algunos de los consejos principales que podemos rescatar siempre será una buena organización, tema definido, participación activa, descansos y una buena actitud para lograr un ambiente virtual positivo.
Introducción
Las reuniones virtuales siempre han estado al alcance de las empresas y utilizadas de manera habitual para aquellas marcas reconocidas y grandes industrias, sin embargo, estos dos últimos años las reuniones virtuales se popularizaron por necesidad.
El realizar reuniones virtuales es una habilidad y arte que muy poco actualmente dominan, pues, se requiere de organización, eficacia y un buen orden, de acuerdo con Microsoft Teams mediante su reporte “Work Trend Index 2021” se realizan 2.7 mil millones de minutos de reunión en un día un incremento del 200% a diferencia de Marzo del año pasado.
Una reunión virtual, es el espacio de encuentro de manera digital (videoconferencia) de dos o más personas para entablar una conversación sobre algún tema en específico, la flexibilidad, bajo costo y ahorra de tiempo es traslados las han colocado en la lista de opciones para emprendedores, freelancers, estudiantes y dueños de negocios.
Desarrollo
Sin embargo, el ahorro de tiempo es lo que sigue en juego al optar por la opción de videoconferencias, ¿por qué? Debido a la gestión del tiempo y la importancia que radica en el tema a tratar por reunión virtual, es decir, podemos hablar:
- Toma de decisiones.
- Coordinación o gestión de proyectos.
- Lluvia de soluciones a problemas.
- Conferencia magistral
¿Por qué mencionamos desde el inicio lo fundamental que es considerar la importancia del objetivo de la reunión? No solo por el tiempo de ahorro en el día, sino, por la salud y productividad de los colaboradores. De acuerdo con Microsoft en “Work Trend Index (Índice de tendencia laborales) 2021, el 39% de participantes manifiestan sentirse agotados después de una racha de reuniones virtuales sin descansos, mientras que 54% afirma sentirse con exceso de trabajo. Por lo tanto, lo anterior ocasiona una reducción de productividad y un incremento de estrés.
¿Cómo hacer que las reuniones virtuales sean un éxito?
Las reuniones remotas son la estrategia nueva e ideal para el mundo empresarial y laboral post-pandemia, por lo cual, el primer paso es ser consciente de los numerosos obstáculos que pueden presentarse.
Uso de visuales:
Sin la aplicación de una señal visual, los participantes dentro de la conferencia son más propensos a distraerse, interrumpir e incluso dificultar el flujo de comunicación.
Ruido de fondo:
Un aspecto que no está en nuestro control, sin embargo, debe considerarse así como la calidad de conexión en los hogares que puede disminuir la eficacia de la comunicación y la capacidad de los participantes para contribuir de manera enriquecedora.
Holgazanería social:
Tendencia humana a reducir el esfuerzo y motivación durante un trabajo grupal, este efecto aumenta mientras uno se sienta en anonimato por todos los participantes en una reunión remota, esto último, se debe por las barreras virtuales que existen.
Un experto nos dice
Un estudio consultado por el DR. Steven Rogelberg, arrojó que los mejores líderes de las reuniones comparten una mentalidad en la que reconocen su papel como administradores del tiempo de los demás. Curiosamente este papel es abordado en reuniones con clientes importantes y desechado en reuniones con los compañeros de trabajo habituales. Cuando se adopta este liderazgo, se tiene conciencia de ello y las decisiones son intencionales de principio a fin.
Ser intencional y tomar decisiones inteligentes en las reuniones no requiere mucho tiempo y con práctica, pueden tomar solo un minuto. Esta práctica podría dividirse en: antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión.
Active el video
Crear presencia es un objetivo importante en este tipo de reuniones y el video es un gran aliado para dicho objetivo.
Aunque existe un debate entre prender o no la cámara de video, el objetivo de hacer videoconferencias es porque resultan más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales de los demás, así que considere pedirles a las personas que enciendan su cámara web para ayudar a recrear la intimidad de una reunión en persona.
Consejos antes de la reunión
Las reuniones virtuales exitosas empiezan desde antes de iniciarse, es decir, durante el proceso de su planificación, por lo cual, los pasos previos a dar inicio a una reunión virtual para lograrla exitosa son:
Limita el número de asistentes
El número de asistentes reduce la calidad de las reuniones debido a la limitación que se presenta en la fluidez de la comunicación.
Recuerda que las reuniones se pueden grabar y ser enviadas a los miembros que no fueron invitados, así evitaras que se sientan marginados. En futuras reuniones les puedes dar la oportunidad de asistir, seguramente declinaran, pero agradecerán que se les pregunte.
Configure la hora correctamente
Remotamente el periodo de atención es más corto.
Tocar los puntos por tratar en un lapso de 20 a 25 minutos, reducir el tiempo normal de las reuniones, actúa de manera positiva en el grupo.El estudio muestra que los equipos operan de manera más óptima si se les proporciona un mayor enfoque.
Pula la agenda
Intente organizar la reunión como un conjunto de preguntas a responder.
Crear un enfoque que a menudo falta en las reuniones remotas, esto le ayudará a tener una mejor idea de quién debe ser invitado a la junta y a saber cuándo terminar la reunión. Si la reunión ha tenido éxito, las preguntas habrán sido respondidas.
Un experto nos dice
Empiece a tiempo
Una forma de respeto en el mundo laboral es empezar a tiempo las reuniones.
Nada mata más el ánimo y la motivación que un retraso de 15 minutos a la reunión, de igual manera, hay que evitar los imprevistos dando la oportunidad de conectarse a la reunión 5 minutos antes de comenzar, 5 minutos antes puede dar la oportunidad de tener a los miembros a tiempo y terminar a tiempo, lo cual, no retrasa a nadie y no hay un incremento en el estrés en los equipos de trabajo.
Buen estado de ánimo
Un líder es el ejemplo a seguir, por lo tanto, el estado de ánimo del líder es sumamente importante, pues, puede ser el camino que deben seguir los participantes.
Así como una actitud negativa puede ser contagiosa, una positiva también produce ese efecto de contagio entre los participantes. Se requiere un estado de ánimo energético, que irradia aprecio y gratitud. ¿Por qué hacerlo? Un estado de ánimo da un sinfín de posibilidades de tener un ambiente positivo que promueve la creatividad, escucha tu constructividad.
Use herramientas.
El silencio no equivale a comprensión o acuerdo.
Existen herramientas que por ejemplo permiten a los asistentes votar en tiempo real y de forma anónima para ver si verdaderamente hay consenso, utilice la instalación tecnológica de mensajería instantánea o sala de chat, ¡OJO! no para que la gente participe en conversaciones paralelas, sino para que los asistentes le notifiquen durante la reunión si quieren hablar o indicar si se perdieron algo. La utilización de las herramientas tecnológicas a su disposición ayuda a aumentar la participación y el compromiso de los asistentes durante la reunión.
Establezca normas
Una guía de lineamientos y seguimientos para poder llevar una reunión de manera más eficaz.
Cree expectativas con los asistentes sobre lo que constituye una buena reunión, aquí se pide la participación de los colaboradores, donde exponga las expectativas que ellos creen se debe seguir, ya sea, un estimado de tiempo para hablar cada uno de los miembros, temas que se deben evitar incluir en la reunión, tiempo para dudas y proceso de sugerencia, esto ayuda a crear una presencia en el entorno virtual.
Facilitación activa
Evite preguntar de forma genérica: “¿Algún comentario?”
En este punto queremos decir que no se abre a la multitud, sino, al individuo, mencionar su nombre específicamente fomentando una participación, ¿puede sonar a escuela? Si, pero esta bien preguntar “María, ¿estás de acuerdo, cuál es tu opinión?”. Además, no permite que la gente divague, especialmente si se tienen períodos de atención más cortos y reuniones más breves; interrumpa amablemente si es necesario. Ese es su trabajo como líder de reuniones.
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Consejos al terminar la reunión
El consejo ideal para terminar una reunión es hacerlo de la mejor manera posible, es decir, asegúrese de identificar a los responsables clave de cada actividad pactada dentro de la reunión y de que nadie se vaya con dudas. De ser posible asigne a alguien para que elabore una minuta de la reunión.
¿Es posible lograr la perfección en reuniones virtuales?
Probablemente no, pero con un desarrollo e intencionalidad enfocados, puede convertir sus reuniones en eventos eficientes y atractivos. Si bien no puede controlar las reuniones de otros, usted controla las suyas propias.
- Puede tomar excelentes decisiones para las reuniones.
- Puedes demostrar liderazgo.
- Puedes ser el ejemplo que esperas que otros sigan.
Comprometámonos a arreglar nuestras reuniones, una reunión a la vez.
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Combatir la fatiga de reuniones
La mayoría de nosotros todavía nos estamos adaptando a un mundo donde las pantallas son nuestro aocmpañante y nuestro nuevo equipo de trabajo, a pesar de las recomendaciones de ser un descanso entre las reuniones e incluso conseguir ese espacio de manera personal para alivianar el estrés ocasionado por un larga racha de videoconferencias, sabemos que no es fácil deshacerse de ese estrés.
Así que te compartimos 2 claves para poder deshacerte del estrés y fatiga para lograr un mejor descanso después de una jornada laboral en casa.
1. Incorpora hábitos:
2. Actividades que relajen:
Las reuniones virtuales son causadas tanto física como mentalmente, adquiere hábitos como pararse 5 minutos durante tu jornada, toma un agua y cuando quieras premiarte con un descanso NO uses la computadora o tu celular. ¡Toma un respiro digital!
Cualquier actividad que aparte la atención de su trabajo y genere un sentimiento de relajación desde meditación, escuchar música incluso bailar, busque una actividad que le de ese sentir de renovación de energía.
Y 2 claves para evitar caer rendido durante una reunión virtual provocando una decadencia en la atención, rendimiento y participación.
1. Reuniones estructuradas:
2. Analizar la relevancia del tema:
Como uno de los consejos que anteriormente mencionamos, el tener un orden de tiempos y puntos a considerar agiliza para todos los participantes la reunión virtual.
El tema es lo suficientemente creativo, dinámico y relevante para recurrir una reunión con los miembros, si el tema cumple con eso la reunión será efectiva y tendrá un objetivo fijo y claro.
Ventajas del modelo híbrido
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Flexibilidad
Al tener lo mejor de dos mundos, los empleados tienen la oportunidad de elegir el modo y forma de trabajo que más les acomoda y que les permita un mejor rendimiento en su jornada laboral.
Ahorro de costos
Al implementar una fuerza laboral híbrida se reducirán los grandes costos de alquiler y servicios que se realizaban cuando todos iban a la oficina. Sin embargo, ahora las empresas apoyan con el pago de luz e internet para la realización de sus actividades desde casa.
Aumenta la responsabilidad individual
Cada miembro es responsable de entregar sus tareas a tiempo, son responsables de su forma de trabajo, organización de tiempos y niveles de productividad.
La realidad: Modelo híbrido laboral
El futuro laboral se encuentra reflejado en un modelo híbrido de jornadas laborales, es decir, abrir esa oportunidad a los colaboradores de trabajar de manera remota en solitario en sus hogares y en oficinas o almacenes con un número reducido de personas, esto con romper la idea de donde y como se realiza un trabajo más eficiente. Cada uno de los colaboradores tiene entornos diferentes, donde algunos el home office les permita sentirse más productivo, que por otro lado, algunos se sientan más cansados y desmotivados.
De acuerdo con el estudio por parte de Microsoft “Work Trend Index 2021” menciona que más del 70% de los trabajadores prefiere la opción de trabajo remoto post-pandemia, mientras que el 65% anhela más realizar de manera presencial su trabajo. Sin embargo estos datos toman un giro al considerar la posibilidad de rediseñar los lugares de trabajo para un trabajo híbrido donde la preferencia se encuentra en un 66%, no obstante, es inevitable que el número mayor de preferencia con 73% sea un modelo desde casa flexible.
Conclusiones
Sin duda el trabajo híbrido no será una tendencia en las nuevas formas de trabajo, al contrario, el modelo hibrido sera la evolucion que marcara las generaciones futuras en las modalidades laborales, en efecto, no todos están preparados, listos e incluso a gusto con realizar el trabajo desde casa, sin embargo, el mundo exige evolucionar.
Por ende, la responsabilidad de ayudar y dar soporte a los colaboradores durante sus jornadas de trabajo y agilizar los tiempos de reuniones virtuales es fundamental. Los números han hablado, pero como todo cambio en la vida, son inesperados e incluso pueden durar mucho o al contrario, de un día a otro ese cambio que creíamos nuevo pasará a viejo en segundos.
