6 pasos para delegar
resumen
Una de las herramientas del liderazgo y potencializador del empoderamiento llega en forma de delegar, un proceso que no es sencillo, pues requiere de algunos pasos básicos desde objetivos, tiempos y comunicación, de igual manera, se debe considerar aquellas tareas que efectivamente pueden traspasarse a otra persona.
Un líder-coach sabe que es necesario delegar en algunas ocasiones para lograr el crecimiento de manera profesional su equipo de trabajo y a la vez generar un uso eficaz y eficiente de sus recursos más valiosos: su fuerza laboral y el tiempo.
introducción
La habilidad de delegar es una competencia que muy pocas personas tienen, el acto de delegar es más que simplemente decirle a una persona que tiene que realizar dicha actividad, pues más que delegar la realización de una actividad, es otorgarle a otra persona un responsabilidad, sin bien, el acto de delegar incluye el delegado y quien delega.
De acuerdo con la Real Academia Española, define delegar como, “dicho de una persona, autorizar a otra persona para que haga algo en su lugar.
Las organizaciones implementan el delegar a otras personas como un acto a veces necesario en casos donde la persona responsable no cumpla con las competencias requeridas para realizar su tarea o para poder incrementar los niveles de eficacia a la hora de realizar tareas o resolver problemas, en el mundo de los negocios asignar tareas es darle adquisición al delegado el poder de la toma de decisión y autonomía para cumplir la tarea logrando resultados.
“El líder capaz, entrena su suplente el cual puede delegar a voluntad cualquier detalle de su posición. Solo de esta manera un líder se multiplica y se prepara para estar en muchos lugares y dar atención a muchas cosas al mismo tiempo.” -Napoleon Hill
desarrollo
La delegación como acto es una de las habilidades gerenciales indispensables para lograr resultados y rendimiento en los equipos de trabajo, si bien, empecemos por el inicio, la palabra delegar viene del latin legare, dicha palabra nos ayuda a referirnos a “legado”, o hacer referencia sobre una persona que conoces y en la cual tenemos puesta nuestra confianza.
Thomas L. Brown mediante su libro “Delegating work” menciona que es el acto o proceso por el cual una persona asigna una tarea o proyecto específico a otra, que se compromete a realizarla.
Proceso para delegar actividades
El líder debe ser capaz de reconocer que no por ser bueno tiene que hacerlo de manera completa sin ayuda, por lo tanto, los líderes en su búsqueda de gestionar mejor su tiempo y realizar la mayor cantidad de actividades conlleva un proceso.
Antes de delegar
Para poder delegar una actividad se debe cumplir seis pasos principales, siendo los siguientes:
- Necesitas un proceso de preparación.
- Requieres tener a las personas adecuadas en las posiciones correctas.
- Una cultura organizacional correcta, clara y definida.
- Una comunicación eficaz.
- Tener capacidades de instrucción.
Una vez teniendo en cuenta los cinco puntos anteriores podemos empezar con el proceso a delegar, el consiste en seis pasos.
Los seis pasos para delegar
Paso 1 Se requiere definir de manera clara los objetivos de inicio a fin de la actividad, asi mismo, explicar de manera concisa los procedimientos para cumplir con la tarea.
Paso 2 Determinar cómo se medirá la realización de las actividades, sea un lista con checkpoints, establecer deadlines, o bien, mediante KPIs
Paso 3 Delega los resultados y actividad, más no el procesos, es decir, las realización de las actividades no deben estar o ser del mismo modo en que tu lo realizas.
Paso 4 Confía en tus colaboradores, este es uno de los pasos más importantes, dejar que ellos tomen las decisiones de manera autónoma.
Paso 5 Delegar el proceso no es abandonar a los colaboradores de manera completa, es decir, debes darles mentoría y revisiones de manera periódica.
Paso 6 El último proceso es la evaluación de resultados, otorgar un feedback y el reconocimiento por el esfuerzo y rendimiento si este procede.
Empoderamiento, liderazgo y delegación de responsabilidades
Si bien, como hemos mencionado anteriormente se requiere de dos personas este proceso, el delegado debe tener las competencias necesarias para aceptar y llevar a cabo la actividad, los motivos para empezar a considerar la delegación de tareas va más allá de tiempos, sino también de empoderamiento e implementación de liderazgo.
Uno de los primeros motivos es porque el líder no es sinónimo de hacer cada paso de manera autónoma, pues, el tiempo es el recurso más valioso, delegar permite al líder ganar tiempo en sus propias tareas, sin embargo, delegar las tareas de manera efectiva y eficaz requiere de una estrategia, de igual manera el líder puede conocer de manera más profunda las capacidades que caracterizan a cada uno de los miembros permitiéndole una visión clara y gestionar su recurso humano.
Los siguientes puntos se centra en los colaboradores, pues delegar es igual a desatar la creatividad de los miembros del equipo, esto incluye aportar a su crecimiento profesional, pues, un líder-coach crea espacios para la realización de sus actividades y espacios que los reten a optar por no solo cumplir con la tarea, sino también hacerlo de la mejor manera posible.
Delegar también favorece a los equipo de trabajo, ayudando al crecimiento de este, donde todos avanzan de manera conjunta, la motivación individual incrementa y se tiene un proceso de mejora continua.
Principios para delegar
¿Qué actividades puedo delegar? ¿Cómo puedo saber qué tareas delegar? ¿Todas las tareas pueden ser delegadas?
Para poder responder dichas preguntas podemos considerar los siguientes principios que otorgarán una claridad, es decir, de primera instancia se delega aquellas tareas que no corresponden con las propias de un líder, aquellas que no tengan que ver con estrategias, objetivos, procesos y creación, es decir, se deben delegar aquellas que sean concretas, operativas y mecánicas.
En segundo lugar se delegan las tareas de algún miembro del equipo que pueda realizar de mejor manera, esta persona usualmente forma parte del equipo y cuenta con el conocimiento y habilidad para tomar ahora en sus manos la actividad delegada.
Actividades que no debes delegar
Sin embargo, existen algunas actividades o acciones que no se recomienda delegar a otras personas, entre ellas pueden ser:
- Detección de nuevos negocios
- Detectar talento de liderazgo
- Manejo y control de las finanzas
- Manejo del consejo de la empresa
Elementos para delegar actividades
La delegación de actividades es parte del liderazgo, lo cual, implica las diversas capacidades y aptitudes para no llegar a la confusión, para realizar una delegación efectiva debe considerar los siguientes aspectos:
- Personalizado
La delegación siempre debe ser personal, nunca palabras al aire o de manera grupal, los colaboradores deben ser definidos y concretos, o por el contrario, nadie sabrá quien está a cargo, quien es el delegado y responsable.
- Conocimiento y confianza
Para poder delegar de manera efectiva se debe tener una nociòn de la trayectoria responsable y comprometida del delegado para realizar sus tareas, evaluar si el perfil profesional es el adecuado para realizar la actividad y otorgarle la confianza.
- Empoderamiento del delegado
La persona que asume la responsabilidad debe tener este nivel de confianza, autoridad y empoderamiento para realizar las actividades, si bien, quien delega también debe poder transmitir ese empoderamiento al delegado.
- Diálogo bidireccional
Delegar informaciòn incluye una comunicaciòn donde el diálogo entre los involucrados sea un juego de pin pon, donde no solo quien delega sea quien hable, el delegado debe también comunicar sin restricciones.
- Control
Delegar la tarea no significa que ya no existe una participaciòn por parte del líder, al contrario, se debe dar un seguimiento para no ejercer el control pero sí un mantenimiento de los logros por conseguir.
- Reconocimiento
Una de las ejecuciones que más motiva a los colaboradores es dar reconocimiento por el esfuerzo y rendimiento en la realización de la actividad
Errores al delegar actividades
En el mundo de los negocios aunque se quisiera tener todo bien controlado, no es fácil, eso incluye delegar tareas, pues involucra tiempo para poder otorgar la información clara, seleccionar al delegado correcto y otorgar un tiempo de entendimiento, según la revista Forbes existen cuatro aspectos que si no se realizan de manera puntual puede traer como consecuencia un desastre.
Uno de los primeros errores es no dejar claros los objetivos que se buscan con la tarea, así mismo, no otorgar la información indispensable, es decir, cantidad de trabajo, profundidad, finalidad y extensión de la actividad, no debemos olvidar cualquier pequeño detalle y fijar los objetivos para conseguir el éxito.
El tiempo no regresa, no se puede cubrir de una manera tan sencilla, por lo cual es sumamente importante definir cuanto tiempo tiene para hacer la tarea mencionando si es importante, urgente o secundario, otorgarle un deadline le permite al delegado organizar sus tiempos y mejorar su rendimiento en el trabajo.
Al inicio mencionamos que la delegación no solo implica tareas sino también una toma de decisiones y responsabilidades, si bien, un líder sigue teniendo la última palabra se debe establecer los escenario que pueden presentarse donde la responsabilidad sea delimitada para el delegado.
Uno de los errores más comunes, Sam Walton, empresario estadounidense, fundador de la mayor cadena de tiendas minoristas, Walmart una vez dijo,
“Para delegar responsabilidades en su organización, y hacer que las buenas ideas se desarrollen junto con las responsabilidades, usted debe escuchar lo que sus colaboradores y asociados están tratando de decir.”
No lograr una comunicación directa y clara será el error que nos aleje del éxito, en todo proyecto y hasta en el más mínimo detalle debemos dejar bien definidos los puntos anteriores y mostrar la confianza que le tenemos a la persona a quien delegamos la tarea.
Una técnica para delegar tareas
Uno de los escenarios más comunes es empezar a delegar tareas sean estas de manera urgente, importantes o con cargas de trabajo y un peso significativo en la toma de decisión, por ello, una de las mejores herramientas es la siguientes, pues permite ir delegando poco a poco actividades, dicha técnica es conocida como “Tecnica del 25%” y van centralizada en el tiempo dedicado a cada una de las tareas.
La técnica consiste en elaborar un listado de las tareas que se realizan, en el mismo listado se debe colocar el tiempo dedicado a cada una de ellas, el objetivo de esto es tener un panorama del tiempo dedicado que se está dando y como se está usando el tiempo del día.
Siendo líder, el aplicar la técnica del 25% permitirá que analices y observes el tiempo que le estás dedicando a tareas no correspondientes a las de un líder y las cuales impiden darle prioridad a aquellas que son importantes.
Ahora teniendo en cuenta el análisis de aquellas actividades, el siguiente proceso es determinar un conjunto de tareas delegables que representen el 25% de tu tiempo, una vez establecidas aquellas subtareas podemos comenzar a delegarlas en ese mismo momento considerando las recomendaciones durante el artículo.
Sin embargo, la técnica no acaba aquí, el líder ahora debe analizar cómo sacarle provecho a ese 25% de tiempo liberado al delegar tareas, es decir, dedicarlo a labores propias del líder e incluso puede incorporarse un tiempo de descanso -si es que no tenía un previsto- pues esto también es una mejora en el rendimiento.
Matriz de Eisenhower para delegar
También conocida como la caja de Eisenhower o la matriz de urgente/importante, consiste en cuatro cuadrantes para definir las tareas por planificar, delegar, priorizar y programas, los ejes corresponden a importancia y urgencia, al aplicarla nos permite mejorar la gestión de tiempo, priorizar la diversas actividades y definirlas de manera correcta esto incluyendo localizar las tareas que pueden delegarse.
El primer cuadrante son las tareas que hacer primero y la cuales son esenciales, usualmente son aquellas que surgen de manera imprevista, el segundo cuadrante es importante pero no urgentes, es decir, aquellas que son importantes a largo plazo, el tercer cuadrante corresponde a urgentes pero no importantes, aquí entran aquellas tareas que pueden delegarse a otras personas pues no requieren de tu atención primordial, por último el cuarto cuadrante ni urgente, ni importantes, son aquellas tareas que deben ignorarse, evitarse o bien eliminarse.
cierre
El lider de hoy debe ser capaz de delegar tareas específicas que no requieran de primera instancia su atención, sin embargo no es dejarla de un lado, la delegación implica confianza y comunicación asertiva, cualidades necesarias para un buen liderazgo, si bien, los negocios deben optar como una oportunidad para gestionar de mejor manera los tiempo, sacar potencial a sus colaboradores y otorgar un crecimiento profesional junto un incremento en las competencias.
La importancia de delegar tareas en un proyecto o negocio beneficia a todos los involucrados, desde evitar sobrecargos en algún colaborador, incluso en el líder, lograr un proceso màs agil y contribuir de manera grupal al éxito.
