Comunicación efectiva en equipos de trabajo
Resumen
La comunicación efectiva en los trabajos en equipo benefician en tiempo, resultados, productividad e incluso ingresos, a pesar de esto pueden presentarse barreras, las cuales deben ser atendidas, sin embargo, la clave para un equipo de trabajo eficaz es que la comunicación sea clara, concisa y fluida.
Introducción
El pilar para un desarrollo en cualquier ámbito donde se implique la participación de personas, sea de manera profesional, escolar, familiar e incluso personal se debe considerar el factor más importante: la comunicación.
Consultor y profesional de negocios, Peter Drucker tenía una afirmación que nunca se pudo confirmar, sin embargo, se tomó como base para otras afirmaciones y teoría, actualmente es una frase icónica dentro del mundo de los negocios y la comunicación:
“El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”
El manejo de una comunicación de manera empresarial permite la gestión, administración y generación de un ambiente laboral sano, proactivo y enfocado a resultados.
Desarrollo
La comunicación está presente a cada momento de nuestras vidas, desde que reflexionamos de manera interna hasta entablar una conversación, existen tipos de comunicación, sin embargo, ¿cuando surgió la palabra comunicación?.
De acuerdo con Carlos Luis Arias, en su libro Fundamentos de comunicación, nos menciona que la comunicación viene del latin “communis” que significa común haciendo referencia a una actividad que se hace de manera común con alguien, es decir, desde compartir una idea, pensamiento y conocimiento.
La realidad es que todo el tiempo estamos comunicando, la mayoría de nuestro día es lo que hacemos. Mediante el habla, escritura, acciones, gestos y movimientos, por lo cual, es una actividad que no se encuentra limitada en sus formas de presentarse.
La comunicación es palabras simples es el proceso que permite dar y recibir información por medio de cualquier canal de los que hemos mencionado anteriormente.
Conceptualización de la comunicación efectiva
La comunicación es la herramienta humana que permite fomentar y generar productividad junto con relaciones laborales sólidas, un mal manejo de la comunicación e incluso el escaso uso de la misma puede traer problemas dentro de la organización no solo repercutiendo en los objetivos y resultados, también en la motivación de los colaboradores.
La comunicación efectiva es un tipo de comunicación la cual se concentra en transmitir el mensaje de la manera más entendible posibles siendo clara evitando dudas, confusiones y posibles interpretaciones equivocadas.
Pilares de una comunicación efectiva
Cuatro de los pilares fundamentales para empezar con una comunicación efectiva en un ámbito profesional o personal:
- Conocer el contexto: información, lugar e involucrados.
- Actitud positiva, segura y confiada: tener una predisposición a comunicar de la manera más abierta posible.
- Saber expresar: tener un uso adecuado del lenguaje y expresiones tanto corporales como verbales.
- Saber escuchar: estar abierto a las diversas opiniones sin juzgar y estar atento a cada una de las opiniones.
Conceptualización del trabajo en equipo
El trabajo en equipo nace de una necesidad social de trabajar con demas personas para agilizar y mejorar las condiciones con el fin de desarrollar las tareas diarias, es decir, el trabajo en equipo hace referencia a la unión de dos o más personas las cuales cooperan de manera ordenada para lograr un objetivo o la ejecución de un proyecto.
El trabajo en equipo trae consigo diversos beneficios al fomentar en tus colaboradores o trabajar en aquella capacidad de manera personal, de los principales que podemos mencionar se encuentran los siguientes:
Estimula creatividad:
Al trabajar con más personas se permite la creación de un Brainstorming, se compartirán perspectivas y soluciones creativas.
Desarrolla la comunicación:
Trabajar en las habilidades comunicativas para generar un ambiente de trabajo más abierto, fluido y directo.
Aumenta la motivación:
Todos buscamos pertenecer a algún lugar, o en todo caso, sentirnos parte de algún grupo, la generación de un trabajo en equipo permite esto dando como resultado un aumento en el índice de motivación al verse involucrados en un proyecto.
Mejora en la productividad:
Al tener diferentes roles y habilidades enfocados a una misma meta, la gestión del tiempo se realiza de manera más eficiente y rápida, logrando un aumento en la productividad.
Aumento de compromiso:
Al ser parte de un proyecto, un equipo de trabajo, la pertenencia trae consigo niveles de compromiso.
La comunicación y el trabajo en equipo son habilidades que se incluyen en las “soft skills” o por su nombre en español como “habilidades blandas” de acuerdo con Fernando Carbajal en su libro #EmprenderConectados menciona que los soft skills incluyen la comunicación, carisma, empatía, capacidad de trabajar en equipo, desarrollo de la humanidad, entre otras.
A pesar de ser consideradas anteriormente necesarias para tareas o trabajos específicos como servicio al cliente, actualmente la mayoría de las empresas les han dado un mayor peso en cualquier área a estas habilidades, de acuerdo con la Universidad de Harvard el 85% del éxito profesional que buscan las empresas se basa en las habilidades blandas, mientras que el 15% se basa en habilidades duras.
La importancia en el desarrollo de las habilidades blandas consiste en varios aspectos, desde ser personas capaces de adaptarse al entorno, características y diferencias entre entornos, uno de los factores más importantes al desarrollar soft skills es mantener relaciones, es decir, no solo en el aspecto interno laboral, también determinan un índice de éxito al trabajar con clientes y socios. También podemos hablar de su capacidad para aceptar críticas y al mismo tiempo tener un crecimiento profesional enfocado a sus habilidades y capacidades, esto con el objetivo de desarrollarlas.
Se añade también el desarrollo de liderazgo, con ayuda de soft skills se puede analizar que tipo de estrategias de liderazgo se necesitan implementar en cada entorno y en el equipo para tener éxito, por último, el uso de estas habilidades las cuales también corresponden a las sociales son partícipes para una generación de confianza tanto en su papel profesional y personal.
La escuela de negocios digitales, IEBS Business School otorgó una lista de soft skills necesarios y las cuales son las que más buscan las empresas en los candidatos, en la lista se incluyen: resiliencia, pensamiento crítico, flexibilidad, trabajo en equipo, mentalidad de crecimiento, aprendizaje constante, creatividad y habilidades digitales.
Por otro lado, una investigación realizada el año pasado por la Universidad de Alcalá menciona que las soft skills más demandadas para puestos de trabajo son liderazgo, capacidad comunicativa y trabajo en equipo como las principales.
Conceptualización del trabajo en equipo
Conceptualización del trabajo en equipo
Conceptualización del trabajo en equipo
El manejo de la comunicación logrando que esta sea efectiva y eficaz para poder llevar a un equipo de trabajo a una sintonía, es como un deporte, se debe practicar constantemente tomando en cuenta las siguientes claves para alcanzarlo:
Respetar turnos
Un acto de buena educación, que permite la fluidez de información, orden y gestión de tiempos, lo ideal es optar por una persona que de palabra a todos de manera equitativa, logrando conseguir las diferentes perspectivas, resolver todas las dudas y conseguir el entendimiento necesario.
Canal ideal
Debemos analizar el mensaje, extensión y relevancia, considerar su nivel de importancia y posibilidades de ser interpretado de diferentes maneras para entonces ver si lo ideal es una llamada, correo o solicitar a una reunión.
Sé empatico
Ponernos en el lugar del otro nos ayudarán a entender y ver más allá de nuestra propias perspectivas, además de garantizar un ambiente más positivo, abierto a la confianza y por lo tanto, a un entendimiento mutuo.
Escucha activa
El aportar un feedback involucra no oír, sino, escuchar de manera atenta donde se pueda entender de manera clara la percepción del otro y al mismo tiempo mostrar un nivel de interés que es el mismo que la otra persona desea obtener.
Pregunta y reafirmación
Al tener una escucha activa tenemos la oportunidad de preguntar mostrando interés y logrando confirmar si el mensaje que se está dando y la información está procesando y entendiéndose de la manera correcta.
Veámoslo como poner en orden un rompecabezas donde necesitamos de manera conjunta acomodar las piezas.
Plantea el contexto
Para un mejor entendimiento del mensaje se debe dar algunos puntos fundamentales ponerlos en contexto y entender el mensaje, proporcionar información como: donde, cuando, quienes, como, porque.
De igual manera es considerar el contexto en el que se está dando y presentando el mensaje, considerar el número de personas a los que me dirijo, el lugar en el que me encuentro, posibles interferencias que puedan darse, etc.
Beneficios de la comunicación efectiva en tu equipo de trabajo
Las razones para implementar la comunicación efectiva en equipos de trabajo
Lograr una agilidad del proceso de comunicación es solo uno de los beneficios que pueden obtenerse con la aplicación de una comunicación efectiva, sin embargo, podemos encontrar otros, entre ellos:
- Al tener un mensaje claro, conciso y entendimiento completo, los avances hacia el alcance de los objetivos y metas se hará de manera más ágil y sin tantas complicaciones en el proceso.
- La motivación de los empleados se verá reflejada, al tener un ambiente de trabajo positivo y una claridad en su papel dentro de la organización.
- Reducción de tiempos ante los procesos y la distribución de tareas.
- Mejor relación entre equipo de trabajo, al fomentar una mejor comunicación y entendimiento, realizamos un crecimiento equilibrado donde y positivo para todos los colaboradores.
¿Qué gana una empresa trabajando en su comunicación dentro del clima laboral? ¿Cómo beneficia a los colaboradores implementar una comunicación efectiva? De acuerdo con un Sociabble en su informe “10 Crucial facts about employee communications you need to know” nos menciona cifras significativas en las cuales se involucra satisfacción, productividad e ingresos:
- El efecto de una comunicación excelente interna incrementa la satisfacción del cliente en un 40%.
- La productividad en los colaboradores dentro de la empresa mejora entre un 20% a 25%.
- Una buena comunicación interna en la empresa resulta 4 veces más propensa a tener altos niveles de compromiso interno.
- Al tener colaboradores altamente comprometidos los ingresos operativos pueden mejorar en un 19.2% durante 12 meses.
Barreras de una comunicación efectiva
Las barreras de la comunicación son aquellos obstáculos que pueden interferir en la implementación de una comunicación efectiva dando como resultado problemas que posteriormente afectarán de manera significativa a las tareas y resultados esperados.
Dentro de las barreras de la comunicación existen cuatro categorías que corresponden a psicológicas, fisiológicas, físicas, administrativas, estas categorías se denominan barreras semánticas, donde en el caso empresarial las primordiales son las últimas dos mencionadas.
Barreras físicas
Esta categoría hace referencia a las dificultades que podrían surgir en el entorno en el que se desarrolla la información, es decir, ruido o la distancia, también pueden venir incluidos los problemas al utilizar algún dispositivo para comunicar el mensaje, como una mala cobertura.
Barreras administrativas
Aquellas barreras que logran ser menos reconocibles, sin embargo como su nombre lo indica tiene que ver con la administración de la comunicación, el déficit de la información, la falta de planificación y organización con la que se lleva la conversación.
Dentro de las barreras de comunicación pueden mencionarse algún tipo de problemas que deben también tomarse en cuenta en el ámbito empresarial, donde pueden ser, filtraciones de información, cantidad sobrecargada de información y en algunos casos la utilización de términos especializados que no todas las áreas conocen y pueden ser un fallo comunicativo.
Diferencias entre: Comunicación efectiva y Comunicación asertiva.
Posiblemente dos conceptos que puedan causar confusión, sin embargo, la comunicación asertiva hace referencia a la capacidad de comunicar de forma simple, clara y oportunamente lo que sentimos, queremos o pensamos, la premisa de la comunicación asertiva es comunicar de manera honesta, directa y correcta. Por lo tanto, la comunicación asertiva se ve implicada para la ejecución de una comunicación efectiva para complementar el mensaje y no dificultar su entendimiento.
Recomendación de lectura
Estuvimos hablando sobre las barreras que se encuentran en la comunicación, por lo cual, Sonia Gonzales nos presenta El ABC de la comunicación efectiva: hablada, escrita y escuchada un libro que aporta con lecciones y claves para lograr ordenar tus ideas efectuando una comunicación más asertiva y persuasiva.
Dentro de las acciones que considera pilares para una comunicación efectiva, en el apartado “hablada” menciona que las siete cualidades para mantener un lenguaje apropiado y efectivo son: claro, sencillo, puntual, directo, atractivo, sugestivo y contundente. Por otro lado, aquellos factores que deben evitar a la hora de llevar a cabo la parte “escucha” donde menciona: no hablar más de lo necesario, escuchar de manera activa, evitar interrumpir o argumentar y hacer preguntas poderosas usando un lenguaje inapropiado.
Cierre
La clave para un éxito empresarial involucra la comunicación efectiva dentro de los equipos de trabajo, al traer beneficios personales y profesionales a los colaboradores, donde ambas partes ganan con productividad, ganancias y satisfacción.
Actualmente las capacidades más valoradas dentro del mercado laboral son las soft skills donde encontramos la capacidad comunicativa y la capacidad de trabajar en equipo, la combinación de ambas lograrán un proceso más fácil para la empresa, una carga de trabajo equitativa y correspondiente ante delegar actividades, añadiendo un mejor ambiente laboral para todos los colaboradores internos y externos de la empresa.
