Arma tu plan de contingencia
resumen
Ante la crisis sanitaria, las pymes y negocios alrededor del mundo tuvieron que tomar planes de acción para lograr la supervivencia, por ello, se requiere de un plan de contingencia como la arma más poderosa que tendremos a futuro, conjunto de medidas de acción económica, financiera y organizativa que sirven de lineamientos para proteger a la empresa ante situaciones críticas.
Su desarrollo consiste en diez pasos fundamentales donde se analiza desde la situación actual, se visualiza escenarios posibles y se asignan responsables para llevar a cabo las acciones, a pesar de buscar la protección de tu negocio, el principal objetivo es asegurar a tus colaboradores, empleados y clientes.
introducción
En el mundo de los negocios es indispensable contar con un sinfín de planes de acción, es decir, contar con un modelo de acción que tenga como objetivo anticiparse a problemas futuros permitiendo la gestión más efectiva de los riesgos del negocio, hace unos años las amenazas principales tanto para pymes como para grandes empresas según el estudio de Principales Riesgos y Oportunidades para Pequeñas y Medianas Empresas en 2018 realizado por Zurich a nivel global, entre los peligros más importantes en México y Latinoamérica están los delitos informáticos, robo, incendios y daños en la reputación.
Sin embargo, esto no descartan otras posibles amenazas nunca antes consideradas, un ejemplo es lo que estuvimos pasando y seguimos sufriendo tras la crisis sanitaria que colocó en zona de riesgo a miles de negocios, sin embargo, aquellas que sobrevivieron no fue cuestión de suerte, sino, una capacidad de gestión de sus dirigentes o personal responsable.
Antes de empezar con el tema, queremos recordarte esta información valioso, de acuerdo con datos del Centro de Desarrollo para la Competitividad Empresarial, sólo 25% de las Pymes en México sobreviven a los primeros dos años de creación y el Instituto Nacional de Geografía y Estadística (INEGI) agrega que las empresas de nueva creación en México sólo viven un promedio de 7.7 años.
¿Estás listo para no solo hacer sobrevivir a tu negocio? ¡Estamos hablando de preparación para lo que posiblemente venga!
desarrollo
¿Cuál es la respuesta para estar preparados ante amenazas? ¿Qué es lo que tenemos que hacer? ¿Es una especie de guía?
La respuesta es aplicable a cualquier giro o tamaño de negocio, por lo que resulta indispensable para las pymes como se ha dejado ver estos últimos años tras las crisis económicas e incluso sociales que se vieron prolongadas, por ello es vital trabajar en medidas de acción ante posibles crisis, problemas y situaciones que pongan en amenaza el negocio.
- Emprendedora, el plan de negocios solo era la parte inicial –
El siguiente plan a realizar es la arma necesitaría para anticiparse a situaciones futuras no deseables, consiste en un conjunto de medidas de acción económica, financiera y organizativa que sirven de lineamientos para proteger a la empresa ante situaciones críticas que ponen en riesgo la continuidad del negocio, a esto se le conoce como un plan de contingencia, este puede ser colocado en diversos escenarios potenciales desde un desastre natural hasta una crisis financiera o de relaciones públicas, sin embargo, el primero no se puede controlar pero se puede gestionar el impacto post desastre natural.
Los propósitos de un plan de contingencia
Un plan de contingencia tiene como propósito principal el proteger la vida y seguridad del elemento más importante de un negocio: sus empleados y clientes, posteriormente hablamos del segundo objetivo que es asegurar y proteger a tu negocio para continuar aportando a la economía, identificar posibles catástrofes y salir victoriosos de ellos.
¿Qué debe tener un plan de contingencia?
En realidad un plan de contingencia es un documento que será personalizado en función de cada empresa ante su situación actual o los riesgos que el mismo negocio pueda localizar, si bien de manera general debe contemplar: elementos clave que se requiere preservar, principales riesgos o amenazas de estos elementos, análisis y determinación del impacto económica y financiero, medidas a tomar para hacer frente a las amenazas incluyendo temporalidad, protocolos de actuación y responsables de las mismas, por último, debe realizarse nuevamente un análisis para determinar la viabilidad económica- financiero del plan.
Un plan de contingencia será mayormente efectivo en cuanto a la anticipación y el análisis que se realice, asimismo, para considerarse completo deberá incluir medidas antes, durante y después de la gestión del riesgo.
Cuatro consideraciones para tu plan de contingencia
Las Pymes actualmente presentan mayores riesgos que hace unos ayeres ante la gestión y búsqueda de la reactivación económica de los países a nivel global, asimismo, el mayor retos actual es proteger a los empleados, negocios y producto frente a cualquier tipo de riesgo que pueda afectar la inversión y garantizar el éxito del negocio, por ello, también te presentamos estos puntos importantes para formular tu plan de contingencia este 2021.
Mantenerse informado en todo momento
Un plan de contingencia requiere de tener datos actualizados sobre el contexto en el que se mueve la empresa, se necesita dar un seguimiento ante el mercado local, nacional e internacional, los medios de comunicación como boletines, conferencias y expertos o líderes de opinión son las mejores fuentes de información actual.
Diagnóstico de la situación actual
Un error común entre las emprendedoras es copiar estrategias de la competencia, o bien, de grandes empresas, sin embargo, no siempre refleja una toma de decisión adecuada para poder salvaguardar la salud operativa y financiera del negocio se debe tener claridad de la situación actual del negocio, es decir, en cuanto a nuestra posición en el mercado, propuesta de valor, relación con los clientes, fortalezas y debilidades.
Un comité de contingencia
Para poder gestionar y llevar a cabo de manera más eficiente evitando caer en el miedo o el bloqueo se requiere de elementos de la empresa preparados y aquellos a quienes se les pueda depositar mayor confianza, asimismo, aquellos que tienen a la mano la información. Un comité con integrante para cada rol a poner en práctica en el plan de contingencia.
Visualizar diferentes escenarios
Ante momentos de crisis debemos plantear posibles acciones que se deberán tomar para proteger el negocio, esto se lograra pensando en un escenario positivo, conservador y negativo, al establecer las acciones en el plan de contingencia podremos diagnosticar el negocio y así localizar si es necesario fortalecer la estructura operativa, logística o tecnológica.
De igual manera debemos contemplar los posibles cuatro impactos que pueden presentarse de manera más posible: el impacto operativo sea en un proceso de venta o servicio al cliente, impacto en las ventas como proveedores o caída de ventas repentinas, impacto financiero como una caída drástica de ingresos, y por último, el impacto laboral, la más común actual está relacionada con trabajar desde casa.
Los 10 pasos para el plan de contingencia
El plan de contingencia requiere de seguir diez pasos básicos para su desarrollo una vez empezando por aquel posible escenario que deseamos gestionar.
- Identifica los escenarios de riesgo en tu empresa.
- Determinar las actividades críticas y prioritarias de tu empresa e identificar la temporalidad para reanudarlas.
- Determinar que requiere el negocio para continuar funcionando. (recursos)
- Seleccionar a los responsables de llevar a cabo el plan.
- Establecer estrategias para antes del indecente y medidas de contingencia necesarias post incidente.
- Dar una respuesta al incidente en cuestión para estabilizar la situación, eliminar peligros y amenazas.
- Considerar el lugar para reanudar las operaciones lo más pronto posible.
- Reservar el equivalente a un mes de gastos ordinarios.
- Hacer simulacros para corregir errores para una mejora continua.
- Revisar el plan de manera periódica para realizar ajustes en caso de ser necesarios.
CIERRE
Sin duda alguna, sin importar el tamaño del negocio y el sector es importante impulsar la cultura dentro de las primeras fases de creación de un negocio enfocado en la prevención y diseño de soluciones a medida que pase el tiempo para lograr la subsistencia y el éxito, la aceptación de no poder controlar todo solo es noción, tomar acción es darle importancia.
“En crisis se toma conciencia del peligro pero se reconoce la oportunidad”
– John F. Kennedy
