Como priorizar para emprender
En pocas palabras
La palabra prioridad hace referencia a la anterioridad de algo respecto a otra cosa, sea en tiempo o en orden, sin embargo, para el mundo de los negocios, priorizar implica aquellas actividades que nos acercan a nuestro objetivo.
Para poder priorizar debemos considerar desde hacer una lista de actividades, conocer las diferencias entre lo urgente e importante, establecer tiempos e incluso aplicar la ley del mínimo esfuerzo, con ayuda de esto lograremos reducir el estrés, aumentar los niveles de satisfacción personal y obtener resultados de calidad sin depender del tiempo.
El inicio de caos
¿Cuántas actividades realizaste al mismo tiempo? ¿Sabes cuales son importantes o urgentes? ¿No sabes cual realizar primero? ¿Te cuesta enfocar tu energía y tiempo de manera correcta?
La respuesta a todas las preguntas como las anteriores es saber priorizar, una palabra que involucra el saber aquello que nos ayudará a acercarnos a nuestro objetivo, nuestras actividades empiezan desde formular el objetivo que tenemos, es decir, no solo enviar correos o lograr ventas, es hacerlo de manera específica, mensurable, alcanzable, relevante y temporales.
Una vez leí una gran frase en redes sociales que decía, “no es falta de tiempo, es falta de organización” una de las maneras para lograrlo es priorizando, ordenando nuestras diferentes actividades por la importancia en relación con ellas, lo que nos llevará a la satisfacción personal. Una de las primeras preguntas que debemos realizarnos a la hora de buscar priorizar es si aquella actividad que buscamos hacer nos acerca a nuestro objetivo o meta.
“Hay que moverse por prioridades, ese es el secreto del dominio del tiempo.”
Robin Sharma, autor de libros, experto reconocido en liderazgo y desarrollo personal.
Cuando buscamos la manera de priorizar no se relaciona o hace referencia a hacer más con más tiempo, por el contrario, es pensar que actividades vamos a realizar con el poco tiempo que podemos llegar a tener, el tiempo se crea de acuerdo a nuestras prioridades.
Separando el caos
Cuando tomas la decisión de emprender estas lleno de energía, emoción, inspiración y las ideas parece que surgen cada cinco minutos, cuando emprendemos queremos hacer lo mejor por nuestro negocio buscando crecer de la manera más efectiva y rápida, sin embargo, ahí es cuando el caos surge queriendo hacer de todo al mismo tiempo, olvidando establecer objetivos en función nuestro emprendimiento.
Y entonces buscamos movernos demasiado hasta que la brújula se avería y perdemos el rumbo de hacia dónde vamos.
Uno de los errores más comunes es no saber en qué enfocar nuestro tiempo, si en lo urgente o lo importante, de acuerdo con los expertos para priorizar primero debemos irnos con aquellas tareas que son importantes, en medida en que avanzamos podremos llegar a lo urgente que al final no resulta tan importante.
Urgente vs Importante
Para lograr priorizar debemos establecer las diferencias entre lo urgente e importante porque si, no son lo mismo, al establecer los conceptos lograremos una gestión de tiempo y estándares de productividad en nuestro día a día para sentirnos mejor en el trabajo así como conseguir nuestros objetivos.
Cuando nos referimos a lo urgente es aquello que requiere toda nuestra atención localizada e inmediata, mientras lo importante está relacionado con las tareas a corto plazo pero con mayor influencia en los objetivos. Si bien, podemos encontrarnos con una combinación entre lo urgente e importante para actividades.
- Urgente – Importante: un error ortográfico en alguna publicación en tus redes sociales.
- Urgente – No importante: reuniones “urgentes” e imprevistas.
- Importante – no urgente: crear una nueva estrategia de marketing.
- Sin importancia – No urgente: revisar los sitios de noticias o tendencias de redes sociales.
Formula para medir la urgencia de una actividad
Lo recomendado es realizar las actividades que son importantes, posteriormente podemos realizar la fórmula para medir la urgencia de las actividades, la cual indica que si el resultante es cero implica una tarea que no es urgente, mientras si el resultado es superior a 1 implica una tarea que necesita toda tu atención porque es urgente.
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Recomendaciones para empezar a priorizar
1. Establecer el objetivo o propósito
Como mencionamos anteriormente debemos pensar si realmente cada una de las actividades nos acercan al logro de nuestro propósito a qué nivel.
2. Fija acciones y planificar
Posiblemente uno de los puntos que más de una vez has escuchado o leído, en realizar establecer las acciones precisas y específicas nos darán claridad de los pasos mientras saber cuanto tiempo vamos a dedicar a cada una nos dará el punto de separación.
3. Aplica un método
No solo como un apoyo para priorizar, también para gestionar tu energía, rendimiento y productividad con ayuda de algún método de estudio a la hora de trabajar, uno de los cuales recomiendo es Pomodoro, sea en tiempos de concentración de 25 minutos con 5 minutos de descanso o 30 minutos de concentración y descansos de 10.
Estrategias para priorizar de manera efectiva
Lista para visualizar
La manera de establecer nuestras prioridades debe resultar fácil, flexible y que no consuma demasiado tiempo, por lo cual, se requiere evaluar, establecer y visualizar tanto las acciones como el tiempo.
Establece tiempos para específicos
Una de las maneras para priorizar es gestionar los tiempos para tareas o actividades específicas, no sólo se ahorra tiempo, se es más productivo al dar el tiempo que se requiere, es decir, establecer cada tres o seis meses un día con horario para renovar la estrategia de venta para tu negocio hasta establecer el día y horario para hacer el supermercado de una manera tranquila. La técnica de gestionar nuestro tiempo puede hacerse usando una agenda, aplicación, plataforma, excel, word, cualquier opción que pueda ser visual para darle facilidad.
Destaca lo que es urgente
Con la lista de tareas que nos permite tener el panorama completo podemos identificar las tareas que deben complementarse rápidamente planificando los tiempos y recordando que su realización no es urgente.
El poder determinar aquellas actividades urgentes nos ayudará a dejar de postergar tareas que por el contrario, son importantes para aumentar nuestra productividad, enfocándonos en aquello que nos acerca más rápido a nuestro objetivo.
Ley del mínimo esfuerzo
A veces las tareas que debemos priorizar – porque nos acercan a nuestro objetivo – pueden llevar demasiado tiempo, un proceso largo que requiere de esfuerzo intenso donde a mayor escala mayor puede ser el cansancio y agotamiento.
La ley del mínimo esfuerzo nos menciona que ante miles de posibilidades, la mejor elección que podemos hacer es la que implique un menor gasto de energía para nosotros, no es no hacer nada, sino hacerlo de manera eficiente, es decir, normalmente al día debo realizar dos redacciones de blog, si bien con la ley, la mentalidad de realizar la actividad es empezando con un solo artículo por redactar hasta que entonces terminas redactando dos y empezando un tercero.
Beneficios al saber priorizar
Uno de los beneficios principales a la hora de saber priorizar es evitando el acumlar las tareas de fora en que se transforme en una montaña de caos que no sabes por dónde empezar a reducirla, cuando no sabemos priorizar tanto las actividades como sus tiempos podemos encontrarnos con indicios de estrés, frustración e irritabilidad, por ello, hoy en día cualquier persona sea emprendedor o dueño de negocio debe planificar, analizar y priorizar sus actividades.
Algunos de los beneficios son los siguientes:
- Mejorar los niveles de productividad y rendimiento.
- Obtener mejores resultados por calidad y tiempo.
- Aumento en los niveles de satisfacción personal.
- Liberación del estrés.
- Pensamientos y actitudes positivas.
Final del caos
Los emprendedores que busquen el crecimiento de su negocio, así como el alcance de sus objetivos deben empezar a priorizar su día a día, más allá de los beneficios, podemos hablar de una formación profesional y más preparada tanto para la evolución como crecimiento de su emprendimiento. Sin duda es un reto profesional el poder ser disciplinado, dedicado, organizado a tal nivel donde la motivación y la inspiración no sean el único motor para realizar lo que nos apasiona.
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