Cómo ser productivo haciendo home office
Resumen
La productividad es uno de los factores que han estado más en controversia ante sí reduce o aumenta los niveles de productividad al estar trabajando en casa, un número mayor de la población mundial ha percibido un incremento del 60% en su productividad, sin embargo, entre los principales retos alrededor de la productividad son: comunicación, conectividad, aislamiento y balance.
Introducción
Home office como su nombre en inglés lo indica, trabajo en casa, ha sido la nueva modalidad laboral dentro de las empresas, actualmente es sinónimo de teletrabajo y sirve para describir el trabajo remoto desde casa, sin embargo, la definición de trabajo remoto no involucra necesariamente trabajar desde casa, pues, no tiene un lugar definido y fijo.
Sin embargo, a lo largo de la transformación y evolución de la nueva forma de trabajo ha traído consigo problemas, retos y barreras para lograr un ambiente sano para los colaboradores y además con resultados efectivos para las empresas. El reto que más está enfrentando el home office: niveles de productividad.
De acuerdo con un estudio realizado por Statista en Mayo del 2020, la productividad durante el periodo de home office a inicios del confinamiento se encontraba de manera “muy alta” con 37%, niveles “altos” con 35%, mientras que únicamente 5% sitúa los niveles en “bajos” y “muy bajos”.
Desarrollo
Al inicio del confinamiento, la mayoría de las personas se sentían motivadas y productivas con la nueva modalidad de trabajo desde casa, los beneficios eran cada vez mayores, de acuerdo con el estudio realizado por Willis Towers Watson, el 40% de personas en Latinoamérica presentaban impactos positivos al tener que aplicar la nueva modalidad de trabajo desde casa.
Hasta que el tiempo pasó y entonces se desencadenaron las dificultades para la realización de un home office efectivo, positivo y enfocado en resultados.
¿Y que es la productividad?
La productividad no es más que la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo mencionando que estas deben realizarse de manera correcta, si bien existe tipos de productividad desde laboral, individual y hasta de procesos.
En otras palabras, la productividad se basa en sacar el mayor rendimiento posible a las horas de trabajo para alcanzar la máxima terminación de tareas en un periodo de tiempo determinado.
La productividad se puede medir
El objetivo de medir la productividad nos permite tener un conocimiento del rendimiento de cada uno de los empleados, la fórmula de la productividad individual son las horas de trabajo de cada empleado divididas por el número de productos producidos por ese empleado durante un período de tiempo determinado.
Fórmula = Horas de trabajo / # de actividades realizadas.
Barreras de la productividad en Home office
Cuando se busca incentivar la realización de trabajo en casa las personas decidieron tomar la parte positiva de estos, desde ahorrarse dinero en transporte, tiempo en el tráfico e incluso un aumento en la cantidad de tiempo que tendría al solo tener que apagar su equipo de trabajo y saltar a la cama.
Sin embargo, nadie imaginó que poco a poco, los problemas entorno al home office se harían presentes desde un incremento en pagos de luz e internet hasta una ineficiencia digital.
Entorno del hogar
No contemplamos la situación que viven los colaboradores en cada uno de sus hogares, desde ruido, espacio limitado, acceso a un buen internet, la convivencia 24/7 con los miembros de la familia, está asegurado, que pasar tanto tiempo en un solo lugar puede limitar la capacidad creativa.
Aislamiento
El ser humano es una persona por naturaleza que necesita la convivencia con otras personas que les permitan salir de su círculo familiar o habitual dando apertura a conocer más sobre la visión del mundo desde otros ojos.
Falta de comunicación
Al tener que trabajar desde casa y no contar con la supervisión presencial, la comunicación se va reduciendo, por lo cual, realizan su trabajo pero posiblemente las dudas surjan y son tantos correos, mensajes y llamadas que el supervisor tendrá que revisar conduciendo hacia un estrés.
Conectividad
La conectividad presencial se perdió de una manera significativa, si añadimos a esto no contar con una buena red inalámbrica a la que se estaba acostumbrado en oficina, donde el internet es deficiente, el resultado será ansiedad.
Balance personal y profesional
El hogar y la oficina marcaban esa línea divisoria de donde empezaba la vida profesional y personal, sin embargo, no todas las personas pueden darse el lujo de definir un espacio dedicado al trabajo, donde puedan concentrarse únicamente eso y no dejar que la vida privada cruce la puerta.
Distractores potenciales
A esto nos referimos a lo evidente: el uso del celular o cualquier dispositivo electrónico utilizado para extender esos 5 minutos a 30 horas en redes sociales o videos.
5. aplicación
Utiliza alguna aplicación para llevar un registro de tus actividades a realizar, control de las que hayan sido terminadas e incluso lluvia de ideas que surgieron durante la jornada laboral. .
Consejos para incrementar la productividad
La productividad para algunos ha incrementado durante el trabajo remoto, las razones de acuerdo con Gretchen Spreitzer identificó mediante un estudio publicado en Harvard Business Review fueron 3 motivos, siendo el primero donde el trabajo gana importancia al realizarse en casa, se puede tener un control autónomo en los procesos de trabajo y no se pierde la sensación de pertenencia, sin embargo estos resultados eran enfocados a un aumento en el rendimiento mediante oficinas virtuales compartidas, una reunión de estancia para no sentirse solo durante home office.
1. Menos reuniones laborales
Aproximadamente el 95% de las reuniones cuentan con motivos y objetivos que pueden resolverse con un correo grupal.
2. Cerrar el mail
durante 23 minutos con 50 segundos puede sonar peligroso pero es el tiempo suficiente para poner pausa y recuperar el ritmo laboral con el que se había empezado.
3. enfoque de trabajo
Realiza un enfoque de trabajo con la técnica de poner un límite de 15 a 20 minutos por aquellas tareas pequeñas y realistas que puedan realizarse en ese tiempo con la finalidad de tener 5 minutos de descanso. .
4. No decir sí a todo
No decir sí a todo y no querer hacer todo al mismo tiempo, además de agobiarte, no terminaras ni una ni otra cosa de manera eficiente. .
Los números nos hablan
A pesar de mencionar al home office como el factor transformador para las nuevas modalidades del futuro, no es el mismo caso y situación para todas las personas alrededor del mundo, esto no lo decimos nosotros, sino, la gente allá afuera o mejor dicho la gente de otros países dentro de sus hogares.
- De acuerdo con FlexJobs, Cerca del 60 % de los empleados remotos considera que su felicidad y productividad son mejores en este tipo de empleo.
- Según un informe de Great Place to Work, “solo el 0,5 por ciento de los trabajadores que se acogen al teletrabajo han vuelto al modelo tradicional, lo que evidencia la preferencia por la nueva tendencia”.
- La misma fuente menciona que México cuenta con 2 millones y medio de teletrabajadores; Argentina, más de un millón; Chile, medio millón y Colombia 122 mil. Costa Rica cuenta con más de 30 mil trabajadores remotos.
Seis claves para aprender más rápido
El método faster, le otorga a cada una de las letras uno de los pasos para lograr aprender de una manera más rápida, organizada y eficiente, cada una de las palabras representan lo siguiente:
(F)orget
Olvídalo, tu mente es como un paracaídas y solo funciona cuando está abierta, debes tener en claro lo que ya sabes, no que no es urgente pero sobre todo las limitaciones que presentan.
(A)ct
No es quedarse quieto y dejar que las cosas se aprendan y ya, necesitas volverte más proactivo y tomar notas y seguir tomando notas.
(S)tate
Todo en la vida es postura, cambie su postura o la profundidad de su respiración. También se trata de cómo vemos las cosas, elijamos estados de ánimo alegres, curiosos y fascinados por aprender.
(T)each
La mejor manera de aprender algo, no es repitiendolo, es enseñando a otra persona el camino que llevas recorrido.
(E)nter
Hagalo parte de tu dia, es decir, si no está en su calendario, agenda o cualquier sitio donde lo pueda hacer visible, no estará aprendiendo, solo está en el proceso de querer.
(R)eview
La mejor manera de retener información es con un análisis de la misma, haciendo revisiones y colocando divisiones para un mejor entendimiento.
¿Por qué mencionamos este proceso para la productividad? Porque puede ser aplicable no solo al querer aprender, sino, al querer realizar alguna tarea o actividad, así como, la vida nos pide transformarnos, hagamos lo mismo con los modelos existentes.
La situación de México y teletrabajo
El gobierno de México al percatarse de la duración prolongada del trabajo en casa por motivos de la pandemia y la generación de los problemas que podrían y estaban surgiendo entorno a la salud, acceso y eficiencia de procesos decidió tomar cartas en el asunto.
Ante el anuncio de la Ley Federal del Trabajo se mencionó primero la disposición de que las personas trabajadoras desarrollen más del 40% del tiempo de sus actividades en casa o en el domicilio. El artículo referente al Artículo 311 de la Ley Federal del Trabajo en materia de Teletrabajo o home office, así como las obligaciones que tanto empleadores como las y los trabajadores deben cumplir, entrará en vigor en Enero del 2021.
La clave de los grandes
De acuerdo con Jeff Bezos, fundador de Amazon el éxito es trabajo, constancia, disciplina y productividad en todo su esplendor. La manera en la que Jeff Bezos es productivo es con su lema “solo haz lo que te corresponde“.
Así mismo, Jeff Bezos cuenta con tres reglas de oro para su nivel de productividad, y en realidad quedarás sorprendido pues son realizadas desde que decide poner un pie fuera de la cama.
1.Duerme ocho horas
Además de ser lo recomendado por los especialistas y expertos, sin embargo, es el consejo más relevante para ser productivos, pues son la clave para dejar descansar a nuestro cerebro el tiempo suficiente, tener una mente clara y espacio para la orden del día, de igual manera, Jeff Bezos durante una conferencia en Washington mencionó que tener el hábito de dormir ocho horas le permite “Pienso mejor, tengo más energía, mi estado de ánimo está mejor”
2. NO hay reuniones antes de las 10 a.m
Una de las reglas que más puede sorprenderte al hablar de productividad y el manejo de control que eso requiere, las últimas investigaciones sugieren que las reuniones a las 8 de la mañana no suelen ser muy productivas, ya que nuestro cerebro a esas horas suele estar despertándose. Jeff Bezos menciona que prefiere pasar una mañana con un desayuno tranquilo, enterándose de lo que pasa en el mundo y una vez que su cerebro esté listo para procesar información se realizarán juntas, sino, no tiene sentido tener una reunión con personas semi dormidas.
Puntos importantes por considerar
- Se considera teletrabajo cuando la persona labora al menos 40% del tiempo desde su casa.
- Los acuerdos plasmados en el contrato deben ser escritos, presenciales o colectivamente.
- Tanto el trabajador como el patrón tienen derecho de definir la forma de trabajo si será en modalidad presencial o teletrabajo.
- Desconexión digital, es decir, el derecho de la persona a su privacidad, a no contestar llamadas, mensajes o correos electrónicos fuera de su jornada.
- El patrón tiene la obligación de proporcionar los instrumentos de trabajo y de pagar proporcionalmente el internet y la electricidad.
- Los trabajadores en modalidad teletrabajo deben estar registrados como empleados formales ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
3. No hay demasiadas decisiones por día.
Aquí entra la frase no es cantidad sino calidad, Jeff Bezos menciona que si al día tomar tres decisiones correctas es más que suficiente que tomar demasiadas sin estar seguro,regresamos un poco a lo anterior procesar demasiada información y tomar demasiadas decisiones a la larga resulta no ser tan productivo. ¡OJO! No es alargar la toma de decisión, sino, categorizar que tomas de decisiones son urgentes, importantes y puede tomar un poco de tiempo.
Conclusiones
La productividad de todas las personas deseamos tener los niveles suficientes para aprovechar el día laboral al máximo y obtener tiempo para las actividades personales, sin embargo, debemos trabajar en ello dentro y fuera de la vida laboral, con ayuda de la empresa y las acciones por parte individual se encontrará ese nivel de productividad ideal.
Sin duda alguna, se tienen barreras que evitan la generación de productividad, por lo cual, está en las manos de cada uno de nosotros tomar la decisión de actuar y trabajar para erradicarlas, el primer paso es siendo consciente de ellas.
Una frase que queremos compartir para concluir esta travesía hacia la productividad
“ Nada es menos productivo que hacer de forma más eficiente cosas que no deberías hacer”
Peter Drucker
