3 herramientas para organizar un día emprendedor
La organización es la clave en todo momento para realizar tareas de manera eficiente, reducir estrés, aumentar la productividad, mejorar la calidad de vida, ahorrar tiempo y esfuerzo, si bien, el secreto para ser una persona organizada es: todo es subjetivo, cada persona determina cómo hacer y ser organizado.
Las herramientas que traemos hoy consisten en desarrollar pequeños hábitos para dirigirnos al camino de la organización, leer un libro para ser productivos y organizados, por ultimo, si la agenda, cuaderno o celular no funcionaron como se esperaba, será tiempo de darle una oportunidad a las plataformas de manejo de proyectos.
El arte del orden
¿Cuántas veces has sentido que no te alcanza el día? ¿Quisieras hacer un sinfín de actividades? ¿Sientes que por más que haces no se realizan las cosas? ¿Necesitas tenerlo escrito para hacerlo?
Uno de los propósitos que se realizan al inicio de cada año, algunos son expertos mientras otros buscan la manera de serlo. Unos utilizan su celular otros notas adhesivas, unos retienen la información en su mente mientras otros necesitan poner una palomita de realizado.
La respuesta ante las preguntas iniciales nos lleva a una sola palabra que requiere de voluntad y disciplina, lo cual, solo depende de nosotros: organización. Es común hoy en día querer procurar todos los aspectos de nuestras vidas, familia, pareja, trabajo, salud y entonces nos sobrecargamos de actividades para sentir que hemos aprovechado el tiempo de la manera suficiente, sin embargo, la manera de encontrar ese equilibrio donde podamos realizar responsabilidades y un tiempo para nosotros es con el arte del orden.
“LA ORGANIZACIÓN NO SE TRATA DE LA PERFECCIÓN; SE TRATA DE EFICIENCIA, REDUCIR EL ESTRÉS Y EL DESORDEN, AHORRAR TIEMPO Y DINERO Y MEJORAR SU CALIDAD DE VIDA EN GENERAL”.
-CHRISTINA SCALISE
Una de las herramientas típicas a la hora de buscar cómo organizarnos con el uso de alguna agenda sea física o digital, sin embargo no funciona para todos, por ello hoy te traemos tres herramientas iniciales que consisten en hábitos, un libro y una aplicación para manejar proyectos.
El orden es subjetivo
La organización en los últimos años se ha convertido en una de las herramientas que han ganado popularidad, cuando todos se trasladaron a sus hogares para realizar las mismas actividades de oficina pero en la comodidad de su sillón e incluso cuando la misma organización de espacios se convirtió en un negocio exitoso.
De acuerdo con la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales (NAPO) un espacio de trabajo desorganizado reduce la productividad y fomenta el comportamiento poco profesional.
Sin embargo, ¿en qué momento se habla de la organización como característica de una persona o su estilo de vida?
La organización hace referencia a la disposición sistemática y armoniosa de las cosas, es una conducta que una vez aprendida nos ayuda a tener una vida estructurada y con cierta estabilidad emocional.
Una persona organizada es aquella que no necesita invertir el doble de tiempo en encontrar las cosas que necesita para hacer algo, es alguien que mantiene prioridades durante su semana y piensa en las circunstancias que van a surgir para actuar en consecuencia.
La realidad del orden: es personal
Aunque podamos encontrar miles de definiciones sobre la organización e incluso sobre cómo debe ser e incluso lucir una persona organizada, la realidad es que la organización es subjetiva porque cada persona establece su forma y criterios de organización, lo que para una persona poner en una lista las cosas que tiene que hacer la hace una persona organizada pasa lo mismo con alguien que únicamente lo realiza de manera mental.
A esto viene alineada la diferencia entre el orden y la organización, si bien, el ordenar es aplicar secuencias o patrones ante las cosas, mientras que organizar implica el qué y el dónde, por ello, es importante reconocer que no son lo mismo pero si complementos que pueden existir simultáneamente.
De acuerdo con Jose Miguel Bolivar, profesional en efectividad menciona que la clave para ser una persona organizada requiere de desarrollar hábitos para establecer relaciones entre significados y ubicaciones, es decir, la basura en un sitio, información en otro, posibilidades en otro y las cosas en otro lugar.
En resumidas palabras: tú decides la manera de ser, hacer y sentirte organizado durante el día.
Libro sobre productividad
Uno de los libros que nos menciona la manera de organizarse con eficacia, Getting Things Done por David Allen consultor e instructor de productividad, fundador de David Allen Company un lugar enfocado en la productividad personal y el entrenamiento ejecutivo.
Un libro que nos menciona ocho categorías para poder clasificar, realizar tareas, ser organizado pero sobre todo tener claridad.
- Ibox: Anota en una lista todas las cosas que se te vengan a la mente sin orden alguno.
- Proyecto: tareas que requieran de más de una acción para ser completadas.
- Próximos pasos: tareas que tomen menos de dos minutos para realizarse, completarse y eliminarse de la lista.
- Calendario: una manera de mantener recordatorios visuales en cuanto a reuniones, celebraciones, entregas, entre otros.
- En espera: tareas que requieren la participación de otras personas para poder ser completadas y finalizadas.
- Algún día: más que tareas son ideas que han venido a nuestra mente que nos inspiran, son importantes para nosotros pero se ven situadas en un futuro.
- Completado: tareas que han sido completadas, finalizadas y por fin eliminada de la lista de pendientes.
- Material de referencia: un lugar donde podrás colocar links, frases, imágenes y todo aquello de valor para poder realizar tus tareas, proyectos y trabajos tanto personales como profesionales.
3 herramientas para organizarte
Desarrollar hábitos
Hace muchos años Duque de Lévis mencionó la célebre frase, “Establece el orden, el hábito se encargará de mantenerlo” , empezar a fomentar hábitos en nuestro día a día nos ayudan a establecer metas, mantenernos optimistas y en todo caso, ser organizados.
De acuerdo con la encuesta realizada por la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales (NAPO) los hábitos se reflejan de las siguientes maneras al ser una persona organizada:
- Dejan de lado el perfeccionismo, su tiempo ya no se enfoca en realizar todo de la manera más perfecta, sino, eficaz.
- La manera en que registran todo sea escrito, digital e incluso mental, lo cual les ayuda a tener las prioridades de manera clara.
- Saben cuándo hacer las cosas en el momento, es decir, saben que postergar fomenta la desorganización.
Tomando en cuenta lo mencionado en la encuesta podemos mencionar los siguientes hábitos para trabajar tanto el orden y ser una persona organizada.
Toma descansos durante el día
Uno de los hábitos más importantes no solo para ser organizado, también para ser más productivo, recuerda que la productividad no se mide por la cantidad de horas trabajadas sin parar, sino, por la calidad de las tareas realizadas, pequeños descansos pueden ser la diferencia, sea que tomes 5 minutos cada hora o utilices algún método de estudio o trabajo, por ejemplo, pomodoro.
Ten una mañana productiva
Como hemos mencionado anteriormente todo es subjetivo, si una mañana productiva para ti es despertar a las 5 y hacer ejercicio o levantarte a la hora habitual pero no usar el celular hasta que estés completamente despierto, ambas situaciones son válidas. La única regla es: no hagas con tu tiempo algo que no de valor y empujón a tu día.
Todo tiene un lugar
Un espacio de trabajo nos refleja la mayoría de veces, si nos encontramos con un lugar en desorden donde se junten cosas pendientes de hoy, mañana y la próxima semana, nos muestra una persona con una mente en caos, destinar secciones y lugares para las cosas serán las pequeñas acciones de cambio para ser más organizado.
Deja de postergar
Más allá del porque estás decidiendo no hacer la actividad, utiliza la regla de 15 minutos, durante ese tiempo aborda aquello que has estado posponiendo por x o y razón.
Manejo de proyectos
Una opción para quienes nunca se adecuaron con una agenda sea física o virtual o para aquellos que perdían las notas donde había anotado lo importante, incluso para quienes no prefieren registrar y clasificar sus tareas pendientes en un excel, llegan las plataformas de manejo de proyectos sean personales, laborales e incluso colaborativos como Trello o Asana.
Plataforma de Asana
Una de las herramientas más conocidas para gestionar el flujo de trabajo, dar inicio de tareas, asignaciones y seguimientos, conecta a todo el equipo de trabajo con una comunicación, organización y planificación, de igual manera, es una opción para usarla de manera personal pues puedes crear cronogramas para realizar los proyectos colocando fechas y horas de entrega para cada una.
Plataforma Treoll
Al igual que Asana es una herramienta con el objetivo de organizar en todo aspecto y momento los proyectos, la ventaja que presenta son las plantillas diseñadas listas para usar con el medio GTD, de igual manera permite encontrar toda la información en un solo lugar y tablero evitando la información dispersa como si fuera una agenda, cuaderno e incluso celular.
Ambas plataformas pueden resultar al inicio complejas, y más si estamos empezando en el camino a ser una persona organizada, sin bien son sumamente prácticas para dar registros, checklists, fechas de vencimiento, comentarios e incluso archivos adjuntos.
Plataforma de Asana
Plataforma Trello
“Nuestro entorno está conectado con nosotros y refleja nuestra mente, cuando está desordenado nuestra mente también”.
Keisuke Matsumoto
La organización en tus manos
Ser una persona organizada requiere de voluntad, disciplina y tiempo, no es algo que se logre de un día para otro, cuando añadí la frase “La organización vence al tiempo” en mi vida me di cuenta que cada pequeño paso nos da valor, cada tiempo invertido nos da una hora extra y cada persona tiene su manera de ver y ser organizado.
La mejor gestión de tiempo que podemos encontrar sea en nuestra vida laboral o personal es aquella que si queremos, deseamos y tiene un porqué, más allá de buscar la organización para hacer las cosas correcta y eficazmente debemos profundizar más porque en realidad la organización más que vencer el tiempo es el alcance al éxito.
“Primero viene el pensamiento; luego organización de ese pensamiento, en ideas y planes; luego transformación de esos planes en realidad”.
Napoleón H
